Lo precisa il Comitato Triveneto dei notai in una delle massime di ultima approvazione
Il Comitato Triveneto dei notai ha predisposto una serie di nuove massime in materia di diritto societario. Tra gli argomenti affrontati figurano la questione della possibilità di svolgere l’attività sociale con criteri diversi da quello del massimo profitto e la verbalizzazione e i controlli nel caso di assemblee in cui l’intervento sia avvenuto mediante mezzi di telecomunicazione.
Quanto al primo aspetto, la massima A.A.15 sottolinea come debbano ritenersi legittime le clausole statutarie che, fermo restando quanto genericamente disposto dall’art. 41 Cost., dettino specifiche regole etiche e/o di sostenibilità da rispettare nella gestione della società (clausole ESG), anche ove ciò dovesse significare escludere la massimizzazione dei profitti e della efficienza produttiva. Si pensi, ad esempio, alla previsione che la società debba applicare ai propri lavoratori trattamenti più favorevoli rispetto a quelli di mercato.
Queste clausole, peraltro, valgono solo come “modalità di perseguimento” del fine di lucro, perché non aggiungono ad esso un ulteriore fine di utilità sociale, che, di per sé, sarebbe estraneo al contratto di società. Ed infatti, per poter perseguire contemporaneamente e direttamente, con un unico ente, sia un fine di lucro soggettivo che un fine di utilità sociale è necessario ricorrere al modello della “società benefit”.
Nella massima A.A.13, invece, si precisa come al verbale notarile delle riunioni assembleari di società di capitali svoltesi esclusivamente o parzialmente tramite mezzi di telecomunicazione si applichino le stesse regole e le stesse modalità redazionali previste per quello relativo ad assemblee svoltesi con l’intervento in presenza fisica.
Oltre agli elementi formali richiesti dalla forma pubblica, quindi, nel verbale occorre riportare quanto richiesto, espressamente o implicitamente, per ogni tipo di assemblea. Ovvero: la data dell’assemblea, l’identità del soggetto che assume la presidenza e le modalità della sua designazione, l’identità (anche in allegato) dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno (come accertati dal presidente), l’identità dei membri degli organi sociali (gestori e di controllo) intervenuti (come accertati dal presidente), gli esiti degli accertamenti eseguiti dal presidente in ordine alla regolare costituzione dell’assemblea e all’identità e legittimazione dei presenti, le modalità e il risultato delle votazioni, con l’identificazione, anche in allegato, dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti (come accertati dal presidente), il riassunto delle dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno dei soci che ne abbiano fatto richiesta, l’attestazione, se del caso, che il presidente si è avvalso di un ufficio di presidenza o di scrutatori per eseguire gli accertamenti di cui deve dare conto nel verbale e, da ultimo, le eventuali incongruenze riscontrate dal notaio tra quanto da lui percepito in assemblea e quanto il presidente gli dichiara di aver accertato.
Di conseguenza:
– è necessario che i mezzi di telecomunicazione adottati consentano al notaio di percepire personalmente quanto avvenga durante tutto il corso dell’assemblea;
– il notaio dovrà raggiungere la certezza dell’identità personale del presidente e verificare la sua legittimazione formale a presiedere l’assemblea (anche se non vi è obbligo di fare menzione in atto di tali circostanze).
Anche per tali assemblee, comunque, il notaio può scegliere se procedere con la redazione di un verbale contestuale o meno e se far comparire o no in atto il presidente dell’assemblea.
La massima A.A.14, infine, precisa come le differenti modalità di svolgimento dell’assemblea neppure impattano sui controlli e sulle verifiche che il notaio è chiamato ad effettuare al fine di attribuire ai fatti da lui testimoniati nel verbale la qualifica di “riunione assembleare” di una determinata società e di verificare l’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge nel caso di adozione di delibere soggette ad “omologa”.
Le diverse modalità di svolgimento dell’assemblea implicano solo che i controlli e le verifiche in questione devono essere adeguati al caso concreto sulla base di una libera valutazione notarile.
Il notaio, poi, per attribuire ai fatti cui ha assistito la qualifica di “riunione assembleare” di una determinata società, sia nel caso di assemblea telematica che di assemblea in presenza, deve verificare la corrispondenza di quanto accaduto e percepito con quanto richiesto dalla legge e dallo statuto perché si verifichi tale fattispecie, nonché l’identità personale del presidente e la sua legittimazione formale a presiedere quella specifica assemblea.
Per la verifica delle condizioni richieste dalla legge al fine di “omologare” le delibere adottate da assemblee tenute con mezzi di telecomunicazione, invece, il notaio dovrà prestare particolare attenzione alla circostanza che sia stato rispettato il metodo collegiale.
In ogni caso, conclude la massima, i poteri di verifica e accertamento di cui all’art. 2371 c.c. spettano al presidente dell’assemblea, fermo restando l’obbligo del notaio di evidenziare nel verbale le eventuali incongruenze tra quanto dichiarato dal presidente e quanto da lui percepito o a lui noto.