Entro il 10 marzo 2021 deve terminare il processo di conservazione
Secondo quanto stabilito dall’art. 39 del DPR 633/72, le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, in conformità con quanto previsto dalle disposizioni del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD).
L’adempimento risulta particolarmente rilevante in considerazione del fatto che, a decorrere dal 1° gennaio 2019, vige l’obbligo pressoché generalizzato di emissione delle e-fatture mediante Sistema di Interscambio con riferimento alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi poste in essere nel settore privato tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato. Considerato che il processo di conservazione dei documenti elettronici deve concludersi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali relative al periodo d’imposta cui i documenti si riferiscono e che le dichiarazioni dei redditi relative al periodo d’imposta 2019 dovevano essere presentate entro il 10 dicembre 2020, le fatture elettroniche emesse e ricevute via SdI nel 2019 dovranno essere portate in conservazione entro il 10 marzo 2021.
La disciplina della conservazione sostitutiva trova sempre applicazione con riferimento alle fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione (B2G) e nei confronti di soggetti privati (B2B e B2C). L’obbligo opera tanto per il cedente o prestatore emittente, quanto per il cessionario o committente, soggetto passivo, destinatario della e-fattura. Occorre, tuttavia, rammentare che devono ritenersi comunque esclusi dall’adempimento, relativamente ai documenti elettronici ricevuti, i soggetti aderenti al regime forfetario (cfr. FAQ Agenzia delle Entrate 19 luglio 2019 n. 110).
In virtù di quanto stabilito dall’art. 3 del DM 17 giugno 2014, i documenti informatici devono essere conservati in modo da rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del DLgs. 7 marzo 2005 n. 82 (CAD) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
Il procedimento deve prevedere l’apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, e, come già ricordato, deve concludersi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, intendendosi tale, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (art. 3 comma 3 del DM 17 giugno 2014).
I soggetti passivi cedenti/prestatori e cessionari/committenti possono conservare elettronicamente le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute via SdI utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
A tal fine sarà necessario accedere alla propria area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” e selezionare il link “Fatturazione elettronica e Conservazione”. Scegliendo l’opzione “Accedi alla sezione conservazione”, si aprirà una pagina attraverso la quale sarà possibile attivare il servizio. Dal giorno successivo all’attivazione tutte le fatture elettroniche e le note di variazione emesse e ricevute mediante SdI saranno portate automaticamente in conservazione.
Ne consegue il fatto che il sistema non conserva automaticamente le fatture elettroniche la cui data di emissione è coincidente o antecedente rispetto alla data di adesione al servizio di conservazione. Esse devono quindi essere volontariamente portate in conservazione dall’operatore (cedente/prestatore o cessionario/committente), mediante upload dei singoli file nell’apposita sezione dell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Quanto ai profili sanzionatori, è opportuno segnalare che, ai sensi dell’art. 9 del DLgs. 471/97, è punito con la sanzione amministrativa da 1.000 euro a 8.000 euro chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni i documenti previsti dalla normativa IVA.
Si ricorda infine che il prossimo 28 febbraio scadrà il termine per aderire al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici (servizio distinto e “indipendente” da quello di conservazione, poc’anzi descritto). Secondo quanto indicato dall’Agenzia all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”, in assenza di adesione da parte del soggetto passivo, l’Agenzia delle Entrate procederà alla memorizzazione dei soli “dati fattura” fino a che non saranno decorsi i termini per gli eventuali accertamenti o la definizione di eventuali giudizi. Occorre, tuttavia, considerare che sulla base dell’art. 14 del DL 124/2019, l’Amministrazione finanziaria avrebbe titolo alla memorizzazione dell’intero file fattura per consentire a Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate di assolvere i rispettivi compiti di controllo.