Le sanzioni potrebbero perfino giungere a compromettere il requisito della continuità aziendale
La nuova edizione del manuale “Modello organizzativo DLgs. 231/2001 e Organismo di Vigilanza” a cura del Gruppo multidisciplinare presso l’ODCEC di Torino in materia di controlli e DLgs. 231/2001, presentata ieri presso il Centro Incontra della CCIAA di Torino, torna opportunamente ad occuparsi dei rapporti che devono intercorrere tra Organismo di vigilanza e gli altri organi di controllo societari, specie dopo l’attribuzione a questi ultimi di compiti più incisivi e pregnanti in materia di adeguatezza degli assetti amministrativi, organizzativi e contabili, alla luce delle nuove disposizione contenute nel DLgs. 14/2019 in materia di crisi d’impresa.
Si ricorda che finora costituisce facoltà e non obbligo per le società e gli enti l’adeguamento alle disposizioni del citato DLgs. 231/2001, ma non si può non considerare come il “Modello di Organizzazione Gestione e Controllo”, sulla cui osservanza e funzionamento vigila l’Organismo di vigilanza, sia parte del sistema di controllo interno, sulla cui adeguatezza l’organo di controllo debba fare le proprie valutazioni, visto l’obbligo di vigilare, oltre che sull’osservanza della legge e dello statuto, anche sul rispetto di corretti principi di amministrazione.
Lo scambio di informazioni tra organo di controllo e Organismo di vigilanza si rende particolarmente necessario, perché l’efficacia e l’effettiva operatività del modello sono interconnesse alla rilevanza del sistema sanzionatorio previsto dal DLgs. 231/2001, che potrebbe perfino giungere a compromettere il requisito della “continuità aziendale”.
Detto sistema sanzionatorio prevede infatti quali sanzioni interdittive: l’interdizione dall’esercizio dell’attività, la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni, il divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione, l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e revoca di quelli concessi e il divieto di pubblicizzare beni o servizi (art. 9 del DLgs. 231/2001).
Prendiamo quindi il caso, in cui gli amministratori abbiano deciso di non adottare la prevenzione dei rischi ex DLgs. 231/2001: è ovvio che il Collegio sindacale non potrà esimersi dal verificare che gli amministratori, nell’assumere tale decisione, abbiano analizzato l’esposizione della società al rischio di commissione dei reati previsti e abbiano opportunamente considerato le conseguenze sopracitate.
Per tali motivi è opportuno che organo di controllo e Organismo di vigilanza si incontrino almeno due volte l’anno e che di ciò si trovi traccia nelle rispettive verbalizzazioni.
Nei verbali dell’organo di controllo si dovranno evidenziare:
– le informazioni ricevute dall’Organismo di vigilanza;
– le richieste di informazioni fatte all’Organismo di vigilanza e le risposte da questo ricevute, anche se negative.
Le informazioni avranno ad oggetto il MOGC adottato dalla società ed in particolare:
– l’analisi e la valutazione dei rischi di commissione dei reati;
– le misure con cui sono gestiti e coperti i rischi di commissione dei reati e le linee di condotta previste;
– la verifica dell’efficace applicazione delle misure indicate dal modello organizzativo;
– il sistema dei flussi informativi verso l’Organismo di vigilanza;
– il sistema disciplinare con cui è sanzionato il mancato rispetto delle misure indicate dal MOGC;
– il piano di vigilanza sul funzionamento e l’osservanza del MOGC e l’attività svolta dall’Organismo di vigilanza.
A tutto ciò si aggiungerà la conoscenza delle Relazioni periodiche redatte dall’Organismo di vigilanza, da cui potranno emergere violazioni al MOGC, fatti rilevanti, mutamenti di assetti, nonché ogni altra informazione ritenuta rilevante o utile per lo svolgimento dell’attività di vigilanza.
Non sorgeranno ovviamente questioni di coordinamento qualora la società abbia deciso di conferire al Collegio sindacale il compito di svolgere le funzioni di Organismo di vigilanza ai sensi dell’art. 6 comma 4-bis del DLgs. 231/2001.
Quando la revisione legale non è esercitata dall’organo di controllo, sarà opportuno intensificare lo scambio di informazioni con i soggetti all’uopo incaricati, già previsto dall’art. 2409-septies c.c., anche nella prospettiva di applicazione del MOGC.
È infine raccomandabile che l’organo di controllo, qualora la società non abbia posto in essere, in tutto o in parte, gli adempimenti previsti dal decreto in commento, come già sottolineato in precedenza, solleciti, nell’ambito della Relazione al bilancio, ex art. 2429 c.c., un’adeguata riflessione in merito, soprattutto ai fini delle responsabilità che potrebbero derivare da un non corretto adempimento dei doveri previsti dall’art. 2403 c.c., a cui si correla la più pregnante diligenza professionale nell’espletamento dell’incarico.