In caso di scarto si può ritrasmettere la comunicazione senza sanzioni entro i cinque giorni successivi
Entro il prossimo 1° ottobre, la generalità dei soggetti IVA sarà chiamata a trasmettere i dati delle fatture relative al secondo trimestre o primo semestre 2018, a seconda della periodicità scelta per la comunicazione.
Sotto il profilo operativo, la comunicazione deve essere effettuata predisponendo e inviando un file in formato XML, comprensivo dei dati richiesti dalle specifiche tecniche di cui al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 58793/2017, come modificato dal provvedimento n. 29190/2018 (c.d. file “Dati fatture”).
Si ricorda che per generare il file è possibile utilizzare strumenti diversi:
– il servizio web accessibile dal sito Fatture e Corrispettivi;
– l’apposito software messo a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate;
– eventuali altri software conformi alle specifiche tecniche richiamate.
Gli strumenti forniti dall’Agenzia delle Entrate consentono sia la predisposizione del file, sia il controllo dei dati inseriti, in modo da individuare, prima dell’invio, eventuali errori.
Sono possibili tre diversi esiti di invio:
– esito positivo;
– scarto del file (a seguito del quale sarà necessario un nuovo invio);
– segnalazione senza scarto.
In quest’ultimo caso il file si considera correttamente trasmesso, ma il sistema segnala all’operatore l’opportunità di effettuare alcune verifiche. Ciò accade, ad esempio, se fra i dati delle fatture viene inserito un numero di partita IVA che risulta cessato in Anagrafe tributaria. Sebbene tale situazione non comporti lo scarto del file, la verifica del dato interessato può infatti risultare particolarmente importante. Si pensi a una fattura emessa con applicazione del reverse charge nei confronti di un cessionario o committente che abbia omesso di segnalare al cedente o prestatore di aver cessato la propria attività (con conseguente chiusura della partita IVA). L’operazione dovrebbe essere rettificata in quanto, essendo effettuata verso un “privato”, risulterebbe illegittima l’applicazione dello speciale meccanismo.
Un altro errore che comporta esclusivamente l’invio di una segnalazione da parte del sistema ricevente riguarda l’incompatibilità tra la data di emissione o registrazione del documento e il periodo di riferimento. Ciò può accadere, normalmente, per gli autotrasportatori che si avvalgono della facoltà di registrare le fatture attive entro il trimestre successivo a quello di emissione. Poiché la prassi amministrativa (ris. n. 87/2017) prevede che i dati di tali fatture siano inviati facendo riferimento alla data di registrazione, il sistema rileverà la suddetta incompatibilità (senza conseguenze sulle elaborazioni future).
Nel documento “Elenco dei controlli effettuati sul file dati fattura” sono identificate le diverse tipologie di errori che, in assenza di correzione, comportano lo scarto del file.
Si tratta sia di errori relativi al nome attribuito al file, alle sue dimensioni o al formato, nonché alla firma elettronica, sia di errori riguardanti la coerenza del contenuto e la validità dei dati inseriti.
Ad esempio, a fronte dell’indicazione di un’aliquota IVA pari a “0”, il campo relativo alla “Natura” dell’operazione non può essere “vuoto”; oppure, in caso di compilazione del campo “Esigibilità” con il valore “S” (“split payment”), il campo “Natura” non può essere compilato con il valore “N6” (“Reverse charge”).
Inoltre, una partita IVA o un codice fiscale potrebbero risultare non validi, in quanto non presenti in Anagrafe Tributaria (si ricorda, tuttavia, che il controllo di validità non è effettuato per gli identificativi fiscali assegnati dalle autorità estere).
Una volta effettuati i controlli e apposta la firma elettronica (firma digitale, firma “Entrate” o sigillo elettronico), il file potrà essere trasmesso mediante uno dei canali individuati dal provvedimento n. 58793/2017.
L’Agenzia invita a generare file di dimensioni ridotte, in quanto, in caso di errore su una singola fattura, è necessario ritrasmettere l’intero file.
È possibile trasmettere ciascun file singolarmente ovvero effettuare un unico inviomediante un file compresso (in quest’ultimo caso è possibile apporre la firma anche soltanto sul file compresso). Ciascun file sarà comunque oggetto di una notifica di esito specifica con l’evidenza degli eventuali errori riscontrati e, in tale ipotesi, dovranno essere corretti e trasmessi nuovamente i soli dati dei file scartati.
È importante ricordare che, in caso di scarto della comunicazione tempestivamente inviata, l’Agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di effettuare un nuovo invio del file senza applicazione di sanzioni “entro i 5 giorni successivi dalla ricezione dell’esito” (cfr. FAQ del 9 aprile 2018 sul sito Fatture e Corrispettivi; si veda anche “Scarto della comunicazione dati fatture con chance di reinvio” del 10 aprile 2018).
I dati trasmessi saranno resi disponibili nell’apposita area di consultazione del sito Fatture e Corrispettivi.