Prorogato il termine della disposizione eccezionale che semplifica le riunioni dei soci
A prescindere da quanto indicato nei relativi statuti, le assemblee di società, associazioni e fondazioni potranno svolgersi “a distanza” fino al 31 dicembre 2021.
È questo l’effetto della proroga contenuta nelle pieghe del DL 105/2021, recante “Misure urgenti per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e per l’esercizio in sicurezza di attività sociali ed economiche”, in vigore dal 23 luglio scorso, giorno della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale (ex art. 14 del DL medesimo).
Ai sensi dell’art. 6 del DL 105/2021, i termini previsti dalle disposizioni legislative di cui all’allegato A sono prorogati fino al 31 dicembre 2021 (e le relative disposizioni vengono attuate nei limiti delle risorse disponibili autorizzate a legislazione vigente).
Al n. 7 dell’allegato A è preso in considerazione l’art. 106 comma 7 del DL 18/2020 convertito che, nel contesto delle norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti, applicava le relative disposizioni alle assemblee tenute entro il 31 luglio 2021.
Ora, quindi, tali disposizioni potranno applicarsi fino al 31 dicembre 2021.
In particolare, fino a tale data vi sarà la possibilità di:
– prevedere, nelle spa, nelle sapa, nelle srl, nelle società cooperative e nelle mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2);
– svolgere le assemblee, sempre a prescindere da diverse disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione (comma 2);
– consentire, nelle srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto (comma 3);
– obbligare, in talune società (ad esempio, quelle quotate), alla partecipazione all’assemblea tramite il Rappresentante designato (commi 4, 5 e 6).
In forza del comma 8-bis del medesimo articolo, inoltre, tali disposizioni si applicano anche alle associazioni e alle fondazioni.
Nonostante l’assenza di specifiche indicazioni normative, poi, è da ritenere che il ricorso a riunioni “a distanza” sia praticabile anche per CdA, comitati esecutivi e Collegi sindacali. Riguardo a questi ultimi, in particolare, dal momento che l’art. 2404 c.c. non prevede la necessità di indicare il luogo in cui fisicamente il collegio si riunisce, potrebbe essere sufficiente indicare nel verbale che la riunione si è integralmente svolta fra i componenti del collegio in audio-video conferenza, evidenziando che ai vari membri del collegio è stata consentita una completa e contestuale informativa e la possibilità di uno scambio documentale (così i criteri applicativi della Norma di comportamento CNDCEC n. 2.1).
Come precisato dalla prima Q&A dettata da Assonime in materia di convocazione dell’assemblea nella fase dell’emergenza COVID 19, inoltre, spetta al CdA indicare – nei limiti della disciplina eccezionale e nel rispetto delle sue finalità – le modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee. Nell’esercitare tale scelta, il CdA dovrà tenere in considerazione non solo il quadro normativo di riferimento, ma anche la concreta situazione della società.
Sarà, quindi, possibile prevedere, con l’avviso di convocazione, più di una modalità di partecipazione a distanza all’assemblea, anche cumulando tutti gli strumenti consentiti (voto per corrispondenza, partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e delega al rappresentante designato).
Le società possono anche prevedere in via esclusiva la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione (e il ricorso al rappresentante designato). Si ritiene, peraltro, che laddove la convocazione preveda l’uso di una modalità in via esclusiva, ciò sia da riferire solo ai soci; ferma restando la possibilità di cumulo delle modalità e, comunque, di prevedere che gli altri legittimati ad intervenire all’assemblea (come ad esempio i consiglieri di amministrazione e i membri del Collegio sindacale) partecipino con mezzi di telecomunicazione.
A ogni modo, ancora attualmente appare valido il suggerimento in base al quale, a fronte di questa flessibilità e alla luce del quadro normativo di riferimento, appaia raccomandabile la scelta, anche in via esclusiva, di quelle modalità di partecipazione e voto che assicurino lo svolgimento dell’assemblea in assenza di partecipazione fisica dei soci.
Con particolare riguardo, infine, agli strumenti idonei allo svolgimento delle assemblee “a distanza”, sempre Assonime, nella prima Q&A sulle partecipazioni in assemblea con mezzi di telecomunicazione, sottolinea come tra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza appaia sicuramente quello più accessibile e che facilita la comunicazione e la interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti. Esso permette lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi e consente l’interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo.